CRMなしで、サイトの問い合わせをTelegramでさばく

Telegramは速い。だからこそ問い合わせが消える

小さなチームにとってTelegramは最速の経路です。問い合わせは普段から開いているアプリに、スマホへ直接届きます。メールボックスや別のCRMを開く必要はありません。

ただしチャットは流れです。新しいメッセージが前のメッセージを画面外へ押し出し、昨日誰も拾わなかった問い合わせは今日見えなくなります。通知は届いたのに顧客は返事をもらえない、という「忘れられた問い合わせ」はこうして生まれます。問い合わせフォームに本格的なCRMは多くの場合過剰で、1日数十件に案件管理や通話記録は要りません。必要なのは三つだけ — 各問い合わせのステータス、未対応分へのリマインダー、後から探せる副本です。これをTelegramの中に組み立てます。

Telegramのボタンと管理画面の四つの状態

新しい問い合わせは新規から始まります。記録には四つの状態があります。新規、対応中、返信済み、完了です。問い合わせページでは、所有者がメッセージの対応状況で状態を変更します。スパムと保留中の問い合わせではこの操作は出ません。

Telegramのメッセージは、この四つの名前をボタンにしません。フォームに結び付いたチャットのボタンは次のとおりです。

• 返信は、訪問者がメールを残していればメールアプリを開きます。リンクは署名付きのリダイレクトです。メールがなければ、Telegramはダッシュボードで開くよう知らせます。返信は状態を変えません。
• 対応済みにするは状態を完了にします。受信箱では対応済みに並びます。対応中や返信済みにはしません。その後ボタンにチェックが付きます。
• スパムにするはスパムの印を付けます。新規、対応中、返信済み、完了は変えません。スパムは毎日のリマインダーから外れます。メッセージにはダッシュボードで開くが残ります。
• ダッシュボードで開くはその問い合わせを開きます。状態は変わりません。

ボタンはそのフォームに結び付いたチャットだけで動きます。結び付きのないグループの人は記録を変えられず、切断したチャットはボタンに応答しなくなります。管理画面での変更は記録を更新します。すでにTelegramメッセージにあるボタンは書き換えません。

1. フォームとチャットを接続する

まず問い合わせを届く状態にします。Formgongでキーを取得し、メールを確認し、サイトを接続してください。HTMLの完成例とLovable用の指示ガイドがあります。

次にチャットを結び付けます。個人チャットはフォーム設定のリンクから、グループは/connectコマンドに新しい一回限りのコードを付けて送信します。このコードはaccess_keyとは別物です。手順と確認はTelegram接続ガイドにまとめてあります。

/connect YOUR_CONNECTION_CODE

2. 個人チャットかチームグループか

一人で対応するなら個人チャットが向きます。複数人ならグループです。全員が新しい問い合わせを見て、拾った人がボタンでステータスを変えます。

顧客データの扱いに注意してください。グループに届いた問い合わせはメンバー全員が見られます。繊細な問い合わせは個人チャットに残し、共同対応用に適切な構成のグループを作りましょう。代理店や複数プロジェクトなら、クライアントごとに別グループを。Telegramはアカウント単位ではなくフォーム単位で接続します。

3. 未対応の問い合わせへのリマインダー

ステータスは「誰が何を引き受けたか」を解決します。残る半分は、誰も拾っていない問い合わせです。フォームのTelegram設定にリマインダーがあり、24・48・72時間から選べます。初期状態はオフです。

1日1回、Botが接続済みチャットへ一件のまとめ通知を送ります。選んだ時間より古い未対応の新規問い合わせが何件あり、どのフォームのものかを示します。迷惑送信、保留中の問い合わせ、インポートした履歴は数に入らないので、通知は騒音になりません。規律の代わりではなく保険です。ステータスのないまま1日置かれた問い合わせは、必ずもう一度誰かの目に触れます。

迷惑送信・データ・この方法の限界

迷惑送信ボタンを押すと、その問い合わせは流れから外れ、リマインダーにも出なくなります。大半のBotはそもそもチャットに届きません。honeypotが止め、必要に応じてTurnstileが追加の層になります。

Telegramは通知経路であって保管場所ではありません。各問い合わせの全フィールドを含む完全な記録はフォームの受信箱に残り、CSVエクスポートもそこで使えます。データはEU管轄のCloudflare D1に保存されるため、GDPRが関わる問い合わせでも「メッセンジャー上の雑談」ではなく、副本のある管理された記録になります。限界も正直に書いておきます。案件管理、営業スコアリング、通話、CRM連携が必要なら本格CRMの領域です。ステータスとリマインダーは「サイトの問い合わせを失わない」という要求を満たし、多くの小さなチームにはそれで十分です。

ボタンやリマインダーが動かないとき

ボタンを押してもステータスが変わらない

ボタンは接続済みチャットで、そのフォームの問い合わせにだけ効きます。チャットが結び付いたままで、Botがグループから削除されていないか確認してください。

管理画面の状態とTelegramのボタンが一致しない

対応済みにするは記録を完了にします。その後の管理画面の変更は記録を更新し、すでにTelegramメッセージにあるボタンは書き換えません。保存された状態を見るには問い合わせページを再読み込みしてください。

リマインダーが届かない

フォームのTelegram設定が24・48・72時間になっていて、オフでないことを確認します。対象は「新規」状態の問い合わせだけです。すべて対応中なら、何も来ないのが正常です。

グループに問い合わせは届くのにボタンがない

そのグループがこのフォームに/connectと新しいコードで接続されているか確認してください。接続コードはaccess_keyではありません。