Backend formularzy a RODO: 7 kryteriów wyboru

Kto odpowiada: Ty czy usługa formularzy?

Formularz kontaktowy zbiera dane osobowe: imię, email, często telefon. Według RODO to Ty decydujesz, po co je zbierasz, więc jesteś administratorem. Usługa formularzy przechowuje i przekazuje dane w Twoim imieniu, więc jest podmiotem przetwarzającym.

Ten podział ma znaczenie. Art. 28 wymaga umowy powierzenia z każdym podmiotem przetwarzającym. Usługa może pomóc w zgodności, ale nie zrobi wszystkiego za Ciebie. Nadal potrzebujesz podstawy prawnej, klauzuli informacyjnej i rozsądnego okresu przechowywania.

Hasło „w 100% zgodne z RODO” na stronie usługi to punkt wyjścia, nie odpowiedź. Poniższe kryteria pokazują, co się za nim kryje.

Siedem kryteriów dla usługi formularzy

1. Umowa powierzenia, którą da się zawrzeć. Szukaj umowy z art. 28: podpisywanej w panelu albo zawartej w regulaminie. Bez niej nie ma podstawy do powierzenia danych.
2. Gdzie przechowywane są zgłoszenia. Najprościej w UE lub EOG. Przechowywanie w USA też może być legalne: Ramy ochrony danych UE–USA (DPF) obowiązują od lipca 2023 r., działają też standardowe klauzule umowne. Odwołanie od decyzji w sprawie DPF czeka na rozstrzygnięcie TSUE (stan na 03.10.2026), więc dane w UE to mniejsze ryzyko.
3. Lista podprocesorów. Hosting, wysyłka maili, captcha i dostawcy AI powinni być wymienieni, a zmiany ogłaszane.
4. Okres przechowywania i usuwanie. Powinieneś móc ustawić, jak długo trzymać zgłoszenia, usuwać pojedyncze wpisy i eksportować dane na żądanie osoby.
5. Dodatki, które wychodzą poza UE. Komunikatory, takie jak Telegram czy Slack, przetwarzają wiadomości na własnych zasadach, często poza EOG. Podobnie wiele funkcji AI i Google reCAPTCHA. Włączaj je tylko wtedy, gdy klauzula informacyjna je obejmuje.
6. Minimalizacja danych. Czy usługa zapisuje pełne adresy IP albo ustawia odwiedzającym ciasteczka śledzące? Mniej danych to mniej do wyjaśniania.
7. Bezpieczeństwo i zgłaszanie naruszeń. HTTPS, kontrola dostępu i obietnica niezwłocznego powiadomienia o naruszeniu to podstawa.

Usługi formularzy z danymi w UE

Te usługi deklarują przechowywanie zgłoszeń w UE. Fakty pochodzą z ich publicznych stron, sprawdzone 03.10.2026. Ceny się zmieniają, więc sprawdź je przed zakupem.

• Formgong (to nasza usługa). Zgłoszenia w Cloudflare D1 z jurysdykcją UE; maile przez ZeptoMail z centrum danych w UE; pełne adresy IP nie są zapisywane. Publiczna umowa powierzenia jest częścią regulaminu. Za darmo: 300 zgłoszeń miesięcznie. Telegram i ocena leadów przez AI są opcjonalne i obie mogą przetwarzać dane poza UE.
• Formward. Hosting i baza w Szwecji, AI od Mistral we Francji, IP hashowane. Umowę powierzenia akceptuje się w panelu. Za darmo: 100 zgłoszeń miesięcznie; płatne plany od 15 € miesięcznie.
• FormPost. Serwery Hetzner w Niemczech, umowa powierzenia podpisywana na koncie i własne pytanie matematyczne zamiast reCAPTCHA. Za darmo: jeden formularz i dziesięć maili z powiadomieniami dziennie; Pro kosztuje 17,85 € rocznie z VAT.
• Forminit (dawniej Getform). Firma z Wielkiej Brytanii, dane formularzy w regionach AWS w UE. Umowę powierzenia akceptuje się z regulaminem.

Usługi z USA, takie jak Formspree, piszą, że dane mogą być przetwarzane w Stanach Zjednoczonych i innych krajach. Z umową powierzenia i mechanizmem transferu to może być legalne, ale wymaga więcej dokumentów. Plany i funkcje obok siebie znajdziesz w porównaniu usług formularzy.

Co wpisać do klauzuli informacyjnej

Po wyborze usługi dopisz o niej kilka zdań w polityce prywatności. Wskaż usługę formularzy jako odbiorcę danych, podaj, gdzie je przechowuje, i jak długo trzymasz zgłoszenia. Wspomnij o Telegramie, dostawcach maili czy ocenie AI, jeśli z nich korzystasz.

Przy formularzu umieść krótką informację z linkiem do pełnej treści. Aby odpowiedzieć na wiadomość, checkbox zgody nie jest potrzebny; zgoda jest potrzebna do marketingu. Gotowy wzór klauzuli znajdziesz w poradniku formularz kontaktowy zgodny z RODO.

<form action="https://formgong.com/submit" method="POST">
  <input type="hidden" name="access_key" value="fk_your_access_key">
  <input type="hidden" name="_lang" value="pl">
  <label>Email <input type="email" name="email" required autocomplete="email"></label>
  <label>Wiadomość <textarea name="message" required></textarea></label>
  <p>Twoje dane wykorzystamy tylko do odpowiedzi. <a href="/polityka-prywatnosci">Polityka prywatności</a>.</p>
  <div aria-hidden="true" style="position:absolute;left:-10000px">
    <input type="text" name="botcheck" tabindex="-1" autocomplete="off">
  </div>
  <button type="submit">Wyślij</button>
</form>

Jak skonfigurować Formgong z myślą o RODO

1. Utwórz formularz na formgong.com. Umowa powierzenia obowiązuje od założenia konta; przeczytaj ją i stronę gdzie są dane.
2. Ustaw okres przechowywania w ustawieniach formularza. Plan Free trzyma zgłoszenia 30 dni. W Pro i Business wybierasz 30, 90 lub 365 dni albo przechowywanie do usunięcia.
3. Zdecyduj o dodatkach. Jeśli dane mają zostać tylko w UE, korzystaj z maila i nie włączaj Telegrama ani oceny AI. Jeśli je włączasz, dopisz je do klauzuli.
4. Pytaj tylko o to, czego potrzebujesz. W większości formularzy wystarczą imię, email i wiadomość.

Plany i limity znajdziesz w cenniku.